Van pen en papier naar een op maat gemaakte Power App voor Atalian

Atalian, een internationaal facility bedrijf dat misschien niet bij iedereen direct een belletje doet rinkelen. Maar als we je vertellen dat zij verantwoordelijk zijn voor al het personeel van IKEA in Nederland, geeft het wat meer gevoel bij de grootte van dit bedrijf en de uitdagingen waar zij voor staan.

Een understatement: dit moest efficiënter!

Met dagelijks honderden medewerkers bij IKEA Nederland viel er veel winst te behalen op het gebied van de urenregistratie. Na de eerste kennismaking met Atalian zagen we de huidige werkwijze, waarbij ze aangaven: “Dit moet toch efficiënter kunnen”. Het was, wat ons betreft, een understatement. Dit moest namelijk efficiënter gaan.

Alle medewerkers van IKEA begonnen hun werkdag met het noteren van hun naam en de start- en eindtijd van de desbetreffende dienst. Een taak die iedere dag weer herhaald werd op een nieuw A4’tje dat voor hen klaarlag. 

Opschrijven, overtypen en indienen

De Atalian floormanager, waarvan iedere IKEA er meerdere heeft, had de taak om dagelijks deze A4’tjes over te typen in het systeem. Om vervolgens alles weer handmatig in te voeren in je eigen facility systemen voor een correcte registratie. Je kunt je voorstellen hoe tijdrovend deze aangelegenheid is. Met de personeelsschaarste van vandaag de dag kunnen deze uren veel nuttiger besteed worden aan de kerntaken, zo vond ook Atalian. 

Ikea_logo.svg

Een significante tijdsbesparing voor de floormanager(s)

Voor ons was het probleem en de best passende oplossing al snel duidelijk. We maakten een Canvas Power App. Deze konden we volledig volgens de huisstijl van Atalian maken en ook waren we in staat om alle technische wensen te verwerken.

Alle huidige medewerkers krijgen vanaf heden een mail met een persoonlijke QR-code. Er ligt vanaf nu geen A4 meer klaar voor medewerkers, maar er staat een tablet. Hier kunnen zij met één druk op de knop hun QR-code scannen. Hiermee wordt de starttijd en hun dienst geregistreerd. Bij het weer naar huis gaan scannen zij opnieuw dezelfde QR-code en de eindtijd wordt vastgelegd. Pauzes worden automatisch van de werktijd afgehaald en het systeem legt van iedereen alle tijden geautomatiseerd vast.

Het resultaat? Floormanagers hoeven geen uren meer te spenderen aan het overtypen en indienen van alle uren. Dit gaat volledig automatisch.

Met het oog op de toekomst

Problemen oplossen met maatwerk is onze specialiteit. Daarbij kijken we niet alleen naar de problemen van nu, maar houden we ook rekening met de (mogelijke) wensen van de toekomst. Zo hebben we recentelijk aan de app een mooie toevoeging gedaan in de vorm van actuele dashboards met stuurinformatie en flows toegevoegd die de onboarding mogelijk maken.

Onze oplossing voor dit vraagstuk

Power Apps

Power Apps

Met Power Apps zet je handmatige bedrijfsprocessen, zoals bijvoorbeeld het inplannen van vergaderingen, om in geautomatiseerde digitale processen. En het mooie is dat jouw applicatie precies in te richten is zoals jíj wilt.