Van losse bonnetjes naar de
alles-in-één declaratie app
Van parkeerbonnetjes tot aan facturen per e-mail. We hebben allemaal wel een keer met een declaratie te maken. Bij Het Rijk Golfbanen waren ze er maar druk mee, maar met de declaratie app is dat gelukkig verleden tijd. Medewerkers dienen hun declaratie namelijk direct in via de declaratie app. Op het kantoor bij de beschikbare tablet of gemakkelijk via een eigen device. Vervolgens vindt er een goedkeuring plaats door de leidinggevende of een daartoe bevoegde medewerker. Na deze goedkeuring wordt de declaratie automatisch doorgezet naar de Exact boekhouding, ook wordt er betaling klaargezet in de bankomgeving. Benieuwd hoe je meer snelheid en structuur kunt toevoegen aan het declaratieproces? Je leest het in deze case.
Case details
- Declaratie Power App
- API integratie Exact
- Integratie Rabobank
- Goedkeuringsflow
- Dynamics & Dataverse back-end
Een declaratie indienen kan altijd en overal via de app
Declaraties geven vaak de nodige rompslomp. De oorzaak zit hem hierbij met name in het feit dat ze op allerlei uiteenlopende manieren en momenten binnenkomen. Het Rijk Golfbanen beschikt over vier prachtige golfbanen, verspreid over het land. Om voor de medewerkers van deze vier locaties het declaratieproces te versimpelen én te versnellen, hebben we de declaratie app gemaakt. Deze biedt de volgende voordelen:
- Altijd en overal een declaratie indienen
- Kies bij welke locatie de declaratie hoort
- Upload een bonnetje als foto
- Overzicht van de persoonlijke declaraties
- Goedkeuringsflow
- Koppeling met het boekhoudpakket
- Aparte administratie omgeving met overzichten en dashboards
Proces van declaratie tot aan bank betaling
Nadat een ingeschoten declaratie is goedgekeurd, worden de door Msquad gebouwde koppelingen automatisch in werking gezet. Hiermee wordt de declaratie overgezet naar de boekhouding in Exact én naar de bankomgeving, zodat deze met de eerstvolgende betaalbatch mee kan gaan.
In principe heeft de administratie er dus geen omkijken meer naar! Om ervoor te zorgen dat de administratie afdeling wel het overzicht houdt, is er ook een aparte oplossing (back-end) gecreëerd met daarin onder andere de declaratieoverzichten en dashboards. Deze overzichten zijn uiteraard weer naar wens aan te passen zoals op basis van beschrijving, medewerker of locatie. Ook kan men hiervandaan direct een losse declaratie inzien met extra informatie zoals de beschrijving, status of het bijgevoegde bonnetje.
Declaratie app back-end
De bijbehorende back-end oplossing geeft overzicht in de ingediende declaraties.
- Overzichten van de declaraties
- Snel een declaratie raadplegen
- Diverse dashboards op basis van type declaratie
- Slimme weergaves met informatie over de declaraties per locatie
- Benaderbaar op basis van rechten & rollen
- Gekoppeld aan Azure Active Directory
Tijd overhouden voor andere zaken
Omdat we er alles aan hebben gedaan om de declaratie app zo intuïtief mogelijk te houden, kunnen de medewerkers van Het Rijk Golfbanen er ook vrijwel gelijk mee aan de slag. De app is met een paar stappen te installeren op een device naar keuze, daarna kan de deze direct worden gebruikt voor een declaratie.
Voor de medewerkers van onder andere de administratie hebben wij een training verzorgd, om ze kennis te laten maken met zowel de app als de back-end oplossing. Ook zijn de processen die bij de koppeling plaatsvinden doorgenomen, zodat er op een goede en uniforme manier mee kunnen werken.
Credits case
Het Rijk Golfbanen
- Richard Rensen (financieel manager)
