Van 4.420 facturen handmatig versturen, naar 0
Voor de beste zuivel van Nederland moet je naar het Twentse dorpje Twekkelo, naar de boerderij van de familie Roerink. Al generaties lang werken ze met trots aan, naar hun zeggen: “onmeunig lekkere producten”. En wij kunnen je verklappen, de producten zijn écht lekker!
Case details
- Power Automate
- Finance
- Outlook integratie
- Sharepoint integratie
Een verbeterslag voor de financiële afdeling van de Zuivelhoeve
De producten van dit bedrijf zijn in bijna iedere supermarkt te koop. Daarnaast zijn er 85 winkels waar je de specialiteiten kunt kopen. Van yoghurt tot nootjes, ze maken het allemaal. Het productieproces is veelal geautomatiseerd, maar ook in bedrijfsprocessen kun je daarin veel doen. Zo kon ook op de financiële afdeling nog een verbeterslag worden gemaakt.
De Zuivelhoeve koopt in voor alle winkels. Iedere week versturen ze de inkoopfactuur met doorbelasting, die hoort bij de bestelling die de winkel krijgt, naar de desbetreffende winkel. Het ‘probleem’? Dit werd allemaal met de hand gedaan. Dus, 85 inkoopfacturen voor 52 weken. Dit komt neer op 4.420 facturen en nog véél meer handelingen die voor iedere factuur afzonderlijk moest worden verricht.
Hier viel veel winst te halen! Door de inzet van Power Automate hebben we het proces volledig geautomatiseerd. Dit hield het volgende in. Er zijn twee stromen aangemaakt in Power Automate:
- Stroom 1 maakt iedere week een mapje aan in SharePoint voor de volgende week.
- Stroom 2 verstuurt iedere week de inkoopfactuur van de desbetreffende week naar de juiste winkel.
Integratie met Outlook
Voor het kunnen versturen was ook een integratie nodig met Outlook. Deze hebben we gekoppeld aan de Power Automate stroom en hierdoor waren we in staat om vanuit het gewenste e-mailadres te mailen naar alle winkels.
Zekerheid voor alles!
Nadat de stromen volledig waren ingericht en getest, hebben we samen met De Zuivelhoeve drie filialen gekozen waarmee we gingen testen. Nadat hier alles goed ging en we de laatste puntjes op de ‘i’ hebben gezet, konden ook de andere filialen over naar deze oplossing.
Training en adoptie
Na de oplevering is er een training gegeven en bijbehorend naslagwerk gecreëerd. Daarnaast is er nog een trainingsmoment om iedereen volledig mee te nemen in de optimalisatie en wat dit voor hem/haar betekent in de (dagelijkse) werkzaamheden.
Credits case
De Zuivelhoeve
- Tim Kors (Manager finance)
- Laura van Velzen (administratief medewerker)
- Peter Onland (ICT-manager)
