Stel je voor dat bedrijfsprocessen soepeler verlopen dan ooit: gemotiveerde teamleden en efficiënte afhandeling van routinetaken. Centraal in deze transformatie staat de behoefte aan procesefficiëntie die de capaciteit vergroot om groeidoelen te realiseren. Door processen te vereenvoudigen, kan jouw organisatie de operaties verbeteren en de responsiviteit verhogen, wat leidt tot tijdsbesparing en een productiviteitsboost.
In dit artikel ontdek je hoe Msquad Power Automate, een van onze oplossingen, implementeert om gestroomlijnde processen, naadloze integratie en nauwkeurige gegevens binnen handbereik te brengen voor elke organisatie.
Introductie van Microsoft Power Automate
Power Automate is een end-to-end automatiseringstool die gebruikmaakt van low-code ontwikkeling en kunstmatige intelligentie om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Als centraal onderdeel van het Microsoft Power Platform, zet Power Automate arbeidsintensieve, repetitieve taken om in efficiënte geautomatiseerde workflows (‘flows’). Deze stellen teams in staat effectief samen te werken en meer energie te besteden aan strategische doelstellingen.
De gebruiksvriendelijke interface maakt procesautomatisering toegankelijk voor alle organisaties zonder dat diepgaande technische expertise vereist is. Power Automate biedt een eenvoudige manier om jouw bedrijfsprocessen aan te passen naarmate ze evolueren, waardoor je snel kunt reageren op nieuwe kansen en veranderende behoeften. Bovendien is het met AI-gestuurde mogelijkheden nog nooit zo eenvoudig geweest om automatiseringen te creëren en uit te breiden met natuurlijke taal via Copilot.
Voorbeelden van Power Automate Flows
Power Automate verbindt processen binnen het Power Platform en daarbuiten, met meer dan 1.000 gecertificeerde connectors beschikbaar om u op weg te helpen. Hieronder vind je 17 voorbeelden van hoe flows werkuren besparen, klantervaringen verbeteren en verdere voordelen realiseren door herhaalbare processen te automatiseren.
Realtime alerts en notificaties
Gestroomlijnde rapportage met geavanceerde data-analyse
- Voorheen: Teamleden besteedden uren per week of maand aan het handmatig samenstellen van rapporten uit Dynamics 365.
- Hoe Power Automate kan helpen: Door een flow te creëren met connectors, kun je automatisch gegevens ophalen uit Dynamics en andere bronnen. Gegevens worden geformatteerd in een Power BI-rapport, dat automatisch kan worden verspreid om tijdige en weloverwogen besluitvorming te ondersteunen.
Verbeterde klanttevredenheid
- Voorheen: Als serviceteams niet snel reageren op klantverzoeken, kunnen ze hun serviceverplichtingen schenden en klanten verliezen.
- Hoe Power Automate kan helpen: Gemonitorde cases die het risico lopen een service level agreement te schenden, worden automatisch gemarkeerd en geplaatst in een intern Teams-kanaal voor dringende aandacht.
Verkoopdoelen bereiken met robuust lead/opportunity management
- Voorheen: Verkoopteams verliezen vaak leads omdat ze niet opvolgen of belangrijke details over het hoofd zien.
- Hoe Power Automate kan helpen: Geautomatiseerde flows combineren met CRM-mogelijkheden door potentiële klanten toe te wijzen aan specifieke verkopers op basis van vooraf bepaalde criteria. Het geautomatiseerde proces stuurt een e-mailmelding naar de betreffende verkoper wanneer een lead wordt toegewezen. Een aparte flow kan automatisch een kaart maken in de Copilot-assistent die verkopers waarschuwt als kansen niet worden bijgewerkt.
Naadloze orderverwerking
- Voorheen: Het afhandelen van nieuwe orders kan veel tijd kosten en vereist vaak heen-en-weer communicatie tussen klanten, verkoop, accounts en operationele teams.
- Hoe Power Automate kan helpen: Zodra je een order ontvangt, komt Power Automate in actie. Deze flow zal records bijwerken, bevestigingsmails verzenden en ervoor zorgen dat de order snel bij het juiste team terechtkomt.
Vereenvoudigd voorraadbeheer
- Voorheen: Een fabrikant werkt handmatig de productvolumes bij wanneer items worden verkocht.
- Hoe Power Automate kan helpen: Power Automate werkt automatisch de voorraden bij, waardoor de voorraadniveaus altijd nauwkeurig en up-to-date zijn.
Integratie en beheer van gegevens
Papieren formulieren vervangen
- Voorheen: Een zorgverlener gebruikte papieren medische en toestemmingsformulieren. Deze handmatige processen hadden tal van tekortkomingen, wat vertragingen voor patiënten veroorzaakte.
- Hoe Power Automate kan helpen: Door Microsoft Forms te gebruiken met Power Automate flows, bespaar je tijd en verbeter je de professionaliteit, wat resulteert in betere patiëntervaringen. Wanneer een formulier wordt ingediend, worden de gegevens naar Microsoft Dataverse gestuurd. Als het formulier door een bestaande patiënt wordt ingediend, worden de gegevens gekoppeld aan hun dossier. Als er geen match wordt gevonden, maakt de flow een nieuw patiëntendossier aan.
Verbeterde gegevensintegratie
- Voorheen: Een organisatie gebruikt een tijdregistratieoplossing voor haar werknemers en aannemers om in en uit te klokken. Een gebrek aan integratie resulteerde echter in handmatige stappen en complexiteit om processen te verbinden.
- Hoe Power Automate kan helpen: Een flow verbindt gegevens tussen de tijdregistratie-app en Microsoft Dataverse. Door automatisch invoer in Dataverse te pushen, kan het bedrijf nauwkeurig de tijd bijhouden die aan elk project wordt besteed via Power Apps en Dynamics 365.
Duplicaten verwijderen
- Voorheen: De standaardregels voor dubbele detectie voor Power Apps en Dynamics 365 boden niet voldoende flexibiliteit om complexe criteria aan te kunnen.
- Hoe Power Automate kan helpen: Met een aangepaste Power Automate flow kan een app dubbele records detecteren met behulp van gedetailleerde matchregels. Het resultaat is meer gemoedsrust voor consistente gegevensinvoer.
Vereenvoudiging van incasso’s
- Voorheen: De incasso’s van een organisatie werden gehinderd door handmatige stappen vanwege een gebrek aan integratie tussen GoCardless en Dataverse.
- Hoe Power Automate kan helpen: Om gegevens te integreren, synchroniseert een flow orders en facturen tussen Dynamics 365 en Business Central voordat naadloos incassoverzoeken worden verzonden.
Bescherming van gegevenskwaliteit
- Voorheen: CRM-beheerders besteden vaak tijd aan het corrigeren van gegevens in hun systeem omdat invoer niet voldeed aan de gegevenskwaliteitsregels.
- Hoe Power Automate kan helpen: Wekelijkse flows kunnen voor elke gebruiker worden uitgevoerd om gegevensproblemen te identificeren en automatisch rapporten te verzenden met de records die moeten worden gecorrigeerd. Dit stelt gebruikers en CRM-beheerders in staat productief samen te werken door problemen aan te pakken die de gegevenskwaliteit verbeteren.
Goedkeuringen
Strikte goedkeuringsprocessen om naleving te waarborgen
- Voorheen: Verwerkingsfouten treden op door een gebrek aan effectieve controle en onjuist oordeel.
- Hoe Power Automate kan helpen: Goedkeuringsworkflows bieden waarborgen die nauwkeurigheid en consistente naleving van organisatorische beleidslijnen waarborgen. Workflow goedkeuringsprocessen worden vaak toegepast op inkooporders, offertes, risicobeoordelingen, marketing-e-mails en andere herhaalbare taken.
Vakantieaanvragen vereenvoudigen
- Voorheen: Werknemers dienen vakantieaanvragen in, maar ontvangen geen tijdige reacties van lijnmanagers.
- Hoe Power Automate kan helpen: Goedkeuringsworkflows sturen vakantieaanvragen automatisch door naar managers en sturen e-mailbevestigingen of pushmeldingen naar werknemers wanneer deze zijn bijgewerkt. Goedkeurders ontvangen herinneringen over lopende aanvragen, wat tijd bespaart en handmatige opvolging vermindert.
Goedkeuringsverzoeken tijdens afwezigheid
- Voorheen: Vertragingen traden op omdat lopende goedkeuringsverzoeken zich opstapelden doordat goedkeurders afwezig waren.
- Hoe Power Automate kan helpen: Met behulp van adaptieve regels worden goedkeuringsverzoeken automatisch opnieuw toegewezen wanneer reguliere goedkeurders afwezig zijn vanwege vakanties of ziekte.
Geautomatiseerde communicatie met Power Automate
Verlengingsmeldingen
- Voorheen: Een opleidingsaanbieder houdt een register bij van vervaldatums van certificeringen. E-mails worden handmatig verzonden om individuen uit te nodigen voor verlenging, waardoor deze processen langer duren dan nodig.
- Hoe Power Automate kan helpen: Met nog 45 dagen tot de vervaldatum van de certificering worden e-mailmeldingen geactiveerd, waarbij ontvangers worden aangespoord hun certificeringen te verlengen. Elke e-mail bevat instructies die individuen begeleiden bij het voltooien van hun verlenging.
Formele betalingsverzoeken
- Voorheen: Een financiële dienstverlener had een handmatig proces voor het verzenden van e-mailmeldingen naar schuldeisers met achterstallige betalingen. Dit vereiste zorgvuldige planning over meerdere weken of maanden en was een tijdrovend proces.
- Hoe Power Automate kan helpen: Tijd wordt bespaard door tijdgevoelige e-mailherinneringen voor achterstallige betalingen te activeren volgens gedefinieerde procesregels. Deze flows stoppen wanneer betalingsbewijzen worden gevolgd in Dynamics 365 of kunnen escalatiestappen activeren, wat zorgt voor efficiëntie en consistentie in kredietbeheer.
Klanttevredenheid meten en feedback verzamelen
- Voorheen: Kansen om klantfeedback te verzamelen werden gemist door inconsistente verspreiding van enquêtes.
- Hoe Power Automate kan helpen: Geautomatiseerde flows worden geconfigureerd om enquête-uitnodigingen te verzenden na getraceerde klantacties. Bijvoorbeeld na het bijwonen van een evenement, het voltooien van een levering of het oplossen van een ondersteuningsverzoek. Wanneer klanten reageren, is hun feedback onmiddellijk zichtbaar in Dynamics 365 CRM. Dit elimineert de noodzaak om een spreadsheet te downloaden van een applicatie van derden, wat tijd bespaart en kosten vermindert.
Op basis van elk enquêteresultaat kunnen verdere flows worden geactiveerd om de klantreis te volgen en voort te zetten. Bijvoorbeeld, een flow kan een gepersonaliseerde SMS of e-mail verzenden die hun reactie weerspiegelt. Met Power Automate kunnen actiegerichte enquête-antwoorden direct in de handen van de juiste teamleden terechtkomen via naadloze integratie met Outlook en Teams.
Efficiënt vrijwilligers onboarden
- Voorheen: De processen van een non-profitorganisatie om vrijwilligers in te schrijven waren tijdrovend en omvatten handmatige e-mails en controles.
- Hoe Power Automate kan helpen: De capaciteit wordt vergroot door potentiële vrijwilligers sneller in te schrijven met flows die automatisch informatie vastleggen via een webformulier voordat achtergrondcontroles (DBS) worden uitgevoerd. Aanvullende flows kunnen worden geactiveerd om verdere informatie op te vragen of middelen te delen met potentiële vrijwilligers om een consistente onboarding-ervaring te garanderen. Power Automate blijft herinneringsberichten sturen totdat alle onboardingstappen zijn voltooid. Managers kunnen regelmatige e-mailupdates ontvangen die de onboarding-status samenvatten.
Conclusie
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van flows die kunnen worden ingeschakeld om arbeidsintensieve en tijdrovende taken om te zetten in gestroomlijnde geautomatiseerde processen met Power Automate.
Van het verzenden van rapporten tot het beheren van achterstallige betalingen, Power Automate kan je kostbare tijd besparen en ervoor zorgen dat routinematige workflows consistent worden afgehandeld. Het werkt naadloos, waardoor teams de communicatie kunnen verbeteren en zich kunnen richten op activiteiten die duurzame groei en innovatie bevorderen.
Heb je vragen over hoe je Power Automate in jouw bedrijf kunt implementeren? Laat het ons weten, we helpen je graag verder!
