Met Microsoft Dynamics 365 kiest M-Pact voor toekomstgerichte IT die maatschappelijke projecten en vrijwilligerscoördinatie mogelijk maakt
Bij vrijwilligersorganisaties is efficiëntie en nauwkeurigheid cruciaal. M-Pact, een stichting die vrijwilligers plaatst bij organisaties, wilde hun processen stroomlijnen en de communicatie verbeteren. Ze wilden de administratieve lasten verminderen, de betrokkenheid van vrijwilligers verhogen en de matching tussen vrijwilligers en organisaties optimaliseren.
Met de implementatie van Microsoft Dynamics 365 hebben ze nu een robuust systeem dat hun dagelijkse operaties aanzienlijk heeft verbeterd. Dit systeem biedt gestroomlijnde urenregistratie, geautomatiseerde communicatie en naadloze integratie met andere tools zoals Microsoft 365. Hierdoor kan M-Pact efficiënter werken, tijd besparen en zich beter richten op hun kernmissie: het ondersteunen en plaatsen van vrijwilligers bij organisaties die hun hulp hard nodig hebben.
Case details
- Microsoft Dynamics 365 CRM
- Projectregistratie
- Urenregistratiesysteem
- Mogelijkheid tot automatisering van vrijwilligerscommunicatie
De uitdagingen
M-Pact stond voor diverse uitdagingen die hun efficiëntie en effectiviteit belemmerden. Een van de grootste problemen was de wisseling van leden en het beheren van parttimers, wat leidde tot inconsistente gegevens en communicatieproblemen. Deze wisselingen zorgden voor een gebrek aan continuïteit en maakten het moeilijk om een gestroomlijnd proces te handhaven. Bovendien was het lastig om een overzicht te behouden van de inzet en beschikbaarheid van vrijwilligers, wat de planning en coördinatie bemoeilijkte.
Daarnaast was het matchen van vrijwilligers met organisaties een tijdrovend proces dat vaak handmatig werd uitgevoerd, wat de kans op fouten vergrootte. Dit vereiste veel inspanning van de medewerkers en leidde vaak tot vertragingen en inefficiënties. Ook het rapporteren van de uren die op projecten werden ingezet, was een uitdaging.
Kortom, de bestaande systemen boden onvoldoende ondersteuning voor de groeiende behoeften van M-Pact. Ze hadden een oplossing nodig die niet alleen hun huidige problemen zou aanpakken, maar ook schaalbaar was voor toekomstige groei.
Efficiënt vrijwilligersbeheer bij M-Pact dankzij Dynamics 365
Om de uitdagingen van M-Pact aan te pakken, begon Msquad met een grondige analyse van hun behoeften en processen. Het werd al snel duidelijk dat een robuust en flexibel systeem nodig was om de diverse aspecten van hun vrijwilligersbeheer te stroomlijnen. Hier kwam Microsoft Dynamics 365 CRM in beeld als de perfecte basis.
Msquad werkte nauw samen met M-Pact om een op maat gemaakte oplossing te ontwikkelen. Een van de eerste stappen was het implementeren van een urenregistratiesysteem. Dit systeem zorgde ervoor dat medewerkers hun gewerkte uren nauwkeurig en efficiënt konden registreren, wat niet alleen de administratieve lasten verminderde, maar ook de nauwkeurigheid van de gegevens verbeterde.
Daarnaast is er nu een mogelijkheid tot automatisering van vrijwilligerscommunicatie. Dit is een tijdrovend proces dat veel handmatige inspanning vereiste. Met de nieuwe oplossing kunnen vrijwilligers nu snel en eenvoudig op de hoogte worden gehouden van nieuwe kansen en updates, wat leidt tot snellere en effectievere interacties.
Een ander belangrijk aspect van de oplossing was de integratie met Microsoft 365. Door de mogelijkheid tot e-mailtracking via Outlook en samenwerking via Teams te implementeren, is de interne communicatie en samenwerking binnen M-Pact aanzienlijk verbeterd. Medewerkers kunnen nu eenvoudig documenten delen, vergaderingen plannen en in real-time samenwerken, wat de algehele efficiëntie verhoogde.
Gedurende het hele project werd er gebruik gemaakt van de SCRUM-methodiek, met wekelijkse meetings en een duidelijke planning. Msquad zorgde voor de toegang tot de IT-tenant van M-Pact en definieerde de eerste setup met entiteiten en navigatiestructuur. De nauwe samenwerking met de stuurgroep van M-Pact via Microsoft Teams, SharePoint en het klantportaal Mijn Msquad (mogelijkheid om samen te testen en de planning/werkzaamheden te borgen) zorgde ervoor dat alle stakeholders betrokken waren en dat beslissingen snel en efficiënt konden worden genomen.
Door deze aanpak kon Msquad een oplossing leveren die niet alleen voldeed aan de huidige behoeften van M-Pact, maar ook schaalbaar was voor toekomstige groei. De implementatie van Microsoft Dynamics 365 heeft M-Pact in staat gesteld om hun processen te stroomlijnen, de communicatie te verbeteren en hun vrijwilligersbeheer naar een hoger niveau te tillen.
Emma Geerdink
Office Support
"De samenwerking met Msquad verliep prettig en goed. We konden met onze vragen snel terecht en er werd ruim de tijd genomen om uitleg te geven over het systeem. Dit hebben wij ook als heel prettig ervaren. Richard is zeer betrokken, denkt mee en stelt zich flexibel op naar onze wensen en behoeften."
De resultaten
Dankzij de implementatie van Microsoft Dynamics 365 heeft M-Pact nu mogelijkheden om vrijwilligers te matchen met organisaties. De urenregistratie werkt goed, wat heeft geleid tot een betere projectregistratie en verhoogde efficiëntie. De integratie met Microsoft 365 heeft de samenwerking en interne communicatie verbeterd, waardoor medewerkers eenvoudiger documenten kunnen delen en in real-time kunnen samenwerken. Het project werd binnen budget en volgens de gestelde verwachtingen opgeleverd, wat aantoont dat een goed geplande en uitgevoerde implementatie aanzienlijke voordelen kan opleveren. M-Pact kan zich nu beter richten op hun kernmissie en heeft de tools om hun operaties verder te optimaliseren en te groeien.
- Nauwkeurige urenregistratie voor medewerkers
- Automatisering van vrijwilligerscommunicatie
- Schaalbare oplossing voor toekomstige groei
- Consistente en betrouwbare gegevensbeheer
- Efficiënte matching van vrijwilligers en organisaties
- Gebruiksvriendelijke interface voor snelle adoptie
- Project binnen budget en op tijd opgeleverd
Welke doelen streeft jouw organisatie na?
Credits case
