Wil je optimaal profiteren van Microsoft 365 Copilot? Dan moet je content klaar zijn en dat begint bij goed informatiebeheer. Tijdens ECS 2025 gaven Rebecka Isaksson en Sari Soinoja een sessie over hoe je met SharePoint Premium de basis legt voor betrouwbare, gestructureerde én veilige content waar Copilot echt iets mee kan.
In deze blog ontdek je waarom dit zo belangrijk is, hoe je begint, en welke functies van SharePoint Premium je daarbij helpen
Waarom SharePoint Premium cruciaal is voor Copilot
Organisaties gebruiken dagelijks duizenden nieuwe documenten in Microsoft 365. Veel van die informatie is ongestructureerd, verouderd of simpelweg onvindbaar, ook voor Copilot. Sterker nog: volgens IDC bestaat 80 tot 90% van alle data uit zogeheten dark data, oftewel data zonder context of beheer.
Als Copilot op die chaos moet draaien, krijg je onbetrouwbare, incomplete of zelfs foutieve output. Daarom is Enterprise Content Management (ECM) met SharePoint Premium geen nice-to-have, maar een randvoorwaarde voor AI-succes.
Wat biedt SharePoint Premium precies?
SharePoint Premium (voorheen Syntex) voegt krachtige, AI-gedreven contentbeheerfuncties toe aan Microsoft 365. Denk aan:
- Autofill columns: automatisch metadata genereren uit documenten
- Taxonomy tagging: bestanden automatisch laten labelen op basis van inhoud
- Image tagging: visuele content voorzien van trefwoorden
- Content query: geavanceerd zoeken op basis van metadata
- Lifecycle management & RBAC: bewaarbeleid en toegangsbeheer instellen
Deze functies zorgen ervoor dat je documenten niet alleen worden opgeslagen, maar ook vindbaar, bruikbaar en veilig zijn, precies wat Copilot nodig heeft.
Zo helpt SharePoint Premium jou concreet
Je kunt deze functies inzetten om:
- Automatisch tags en metadata toe te voegen aan nieuwe documenten
- Beeldmateriaal te labelen op basis van AI-analyses
- Zoeken in SharePoint en Teams sneller en gerichter te maken
- Actieve en inactieve teamsites te beheren
- Content automatisch te archiveren en verwijderen via policies
Deze automatiseringen helpen je tijd besparen, fouten te voorkomen en je governance op orde te krijgen, cruciaal in een tijd van compliance en AI-integratie.
De valkuilen van slechte contentstructuur
Zonder grip op je content ontstaan er risico’s die direct effect hebben op Copilot én compliance:
- Informatiechaos: oude documenten, doublures en geen versiestructuur
- Beveiligingsrisico’s: onduidelijke rechten, lekgevoelige bestanden
- IT-sprawl: wildgroei aan sites en bestanden zonder overzicht
- Mislukte AI-adoptie: Copilot levert slechte resultaten op rommelige data
Kortom: zonder goed fundament is de kans groot dat je investering in Copilot verloren gaat.
Use case: Sitra’s aanpak
De organisatie Sitra (Finland) liet zien hoe zij met 850 teamsites en 2,8 miljoen documenten grip kregen op hun content. Hun aanpak bestond onder meer uit:
- Nieuwe Teams templates met metadata en archiveringsknoppen
- Automatische reminders en archiefacties bij projectafloop
- Archivering en verwijdering van inactieve sites
- Sensitivity labels en DLP
- Gebruikerstraining en bewustwording
Hun boodschap: begin klein, automatiseer waar mogelijk, en blijf optimaliseren.
Klaar om SharePoint Premium slim in te zetten voor Copilot?
Een goede Copilot-ervaring begint met gestructureerde, veilige en vindbare content. Met SharePoint Premium leg je dat fundament. Msquad helpt je bij het inrichten van metadata, taxonomie, governance en automatisering.
Plan een vrijblijvend adviesgesprek via de onderstaand eknop of neem direct contact met ons op. Dan zorgen we dat jouw content geen chaos, maar kracht wordt voor Copilot.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is SharePoint Premium?
SharePoint Premium is de doorontwikkeling van Microsoft Syntex en biedt AI-functies voor documentbeheer, zoals automatisch taggen, classificeren en archiveren.
Waarom is SharePoint Premium belangrijk voor Copilot?
Copilot heeft goed gestructureerde en gelabelde data nodig. SharePoint Premium zorgt ervoor dat content vindbaar, begrijpelijk en betrouwbaar is voor AI.
Wat is het verschil tussen metadata en taxonomy?
Metadata zijn beschrijvende eigenschappen van documenten. Taxonomy is een gecontroleerde lijst van termen (zoals categorieën) die je kunt toepassen als metadata.
Hoe begin ik met het implementeren van SharePoint Premium?
Start met een pilotafdeling, activeer autofill columns en taxonomy tagging, en stel duidelijke governance in. Leid gebruikers op en schaal daarna uit.
Welke risico’s loop ik zonder ECM-strategie?
Je loopt risico op informatieverlies, complianceproblemen, slechte Copilot-resultaten en verlies van productiviteit door chaos en onvindbare data.
