Voor Koop Bronbemaling ontwikkelde Msquad een gebruiksvriendelijke medewerkersapplicatie die het proces rondom werkbonnen aanzienlijk vereenvoudigt en digitaliseert. Medewerkers kunnen eenvoudig werkbonnen aanmaken of bestaande werkbonnen oppakken die vanuit Exact Synergy zijn klaargezet. Dankzij de API-koppeling wordt alle informatie uit het werkveld direct gesynchroniseerd met het centrale systeem.
In deze case zie je hoe Koop Bronbemaling grip kreeg op de volledige stroom van werkbon tot factuur. Door papieren processen te vervangen door een digitale oplossing en gegevens automatisch te synchroniseren met Exact Synergy, ontstond één betrouwbare informatiebron voor zowel het werkveld als de administratie.
Koop Bronbemaling werkte met papieren werkbonnen die op locatie werden ingevuld en vaak pas dagen of weken later bij de administratie terechtkwamen. Hierdoor ontstond vertraging in de opvolging, beperkte inzichtelijkheid in uitgevoerde werkzaamheden en een verhoogde kans op fouten in de administratieve verwerking.
Msquad ontwikkelde een digitale werkbonoplossing die monteurs direct op locatie kunnen gebruiken. Gegevens worden direct vastgelegd, gevalideerd en automatisch gesynchroniseerd met Exact Synergy, waardoor uitvoering en administratie continu beschikken over dezelfde actuele informatie.
Door het digitaliseren van het werkbonproces beschikt Koop Bronbemaling over één centrale informatiestroom van werkveld naar administratie. Dit zorgt voor meer overzicht, minder fouten, een snellere facturatie en betere grip op projecten, materialen en uitgevoerde werkzaamheden.
Koop Bronbemaling wilde het proces rondom werkbonnen moderniseren en digitaliseren. In de bestaande situatie kostte registratie tijd, waren gegevens versnipperd en was een snelle, foutloze overdracht naar de administratie niet vanzelfsprekend.
De wens was een oplossing die in de praktijk prettig werkt voor medewerkers, maar tegelijkertijd zorgt voor directe synchronisatie met het centrale ERP-systeem. Zo moest het werk in het veld eenvoudiger worden, terwijl de kwaliteit van informatie voor projectopvolging en facturatie juist zou toenemen.
Msquad ontwikkelde voor Koop Bronbemaling een medewerkersapplicatie met een intuïtieve front-end, waarin werkbonnen eenvoudig kunnen worden aangemaakt of opgepakt vanuit werkbonnen die al klaargezet zijn in Exact Synergy.
Dankzij de gerealiseerde API-koppeling wordt alle ingevoerde informatie direct gesynchroniseerd met het centrale systeem. Daarmee ontstaat één betrouwbare informatiestroom tussen uitvoering en administratie, zonder onnodige handmatige tussenstappen.
De applicatie ondersteunt onder meer het invullen en verwerken van werkbonnen, inzicht in welke pompen op welke projecten worden ingezet, registratie van gebruikt materiaal en het toevoegen van foto’s vanuit de werkplaats of projectlocatie.
Door veldvalidatie toe te passen is bovendien geborgd dat informatie volledig en correct wordt ingevuld. Dat maakt de oplossing niet alleen gebruiksvriendelijker in het veld, maar ook betrouwbaarder voor iedereen die daarna met de gegevens werkt.
Juist die combinatie maakte deze oplossing waardevol: medewerkers kunnen snel en praktisch werken, terwijl de organisatie profiteert van realtime en foutloze gegevensverwerking.
Dankzij de medewerkersapplicatie beschikt Koop Bronbemaling over een oplossing die het werk in het veld eenvoudiger maakt en de kwaliteit van registratie verhoogt. Informatie wordt sneller vastgelegd, vollediger verwerkt en direct gekoppeld aan het centrale systeem.
Dat zorgt voor meer grip op projecten, duidelijker inzicht in materiaal en inzet, en een betrouwbaardere basis voor administratieve opvolging en facturatie. De oplossing verbindt uitvoering en kantoor op een manier die schaalbaar en praktisch is.
