Enterprise Content Management (ECM) klinkt als een technisch onderwerp, maar raakt aan de kern van elke moderne organisatie: hoe zorg je dat je informatie vindbaar, bruikbaar en veilig is? Tijdens ECS 2025 deelden Microsoft MVP’s Eric Shupps en Rebecka Isaksson hoe je met Microsoft 365 een solide basis legt voor ECM en waarom dat essentieel is voor Copilot.
Waarom ECM belangrijker is dan ooit
Content is niet genoeg, context telt
Veel organisaties zien ECM als “gewoon documenten opslaan”. Maar ECM gaat over veel meer:
- Wat is de bron van het document?
- Wie mag erbij?
- Hoe lang moet het bewaard blijven?
- Is het gevoelige informatie?
Copilot heeft context nodig om nuttig te zijn. En die context geef je met goede metadata, duidelijke classificatie en een doordachte informatiearchitectuur.
Praktische tips voor betere structuur
Shupps en Isaksson deelden verschillende concrete lessen uit de praktijk om structuur in Microsoft 365 werkbaar te maken. Zo benadrukken ze dat je vooral geen complexe structuren moet forceren, omdat gebruikers daar vaak omheen werken. Het is effectiever om het nut van metadata zichtbaar te maken, bijvoorbeeld door zoekresultaten te vergelijken mét en zonder metadata.
Begin altijd klein, bijvoorbeeld met één pilot-afdeling of specifieke contentgroep. En misschien wel het belangrijkste: pas je structuur continu aan op het daadwerkelijke gebruik. Blijf evalueren, bijsturen en optimaliseren op basis van feedback en gedrag.
Governance: een raamwerk, geen regels
Goede governance betekent niet “alles dichttimmeren”. Sterker nog:
“Governance is a journey, not a destination.”
Zorg voor richtlijnen die:
- Makkelijk te begrijpen en toe te passen zijn
- Flexibel zijn en meegroeien met de organisatie
- Gebruikers betrekken via feedback en training
- Automatiseren waar mogelijk (bijv. via auto-labeling)
De bouwstenen van moderne ECM in Microsoft 365
1. Metadata en classificatie
Zorg dat content niet alleen opgeslagen, maar ook gecategoriseerd is. Denk aan documenttype, afdeling, vertrouwelijkheid en onderwerp.
2. Retention en records
Bepaal wat bewaard moet blijven, hoelang, en hoe het wordt verwijderd. Gebruik labels, policies en automatisering.
3. Beveiliging en rechten
Van permissiegroepen tot auditing en DLP (Data Loss Prevention): beveilig wat écht belangrijk is.
4. eDiscovery en compliance
Maak content snel vindbaar voor juridische of compliance-doeleinden. Microsoft Purview en Defender helpen daarbij.
Klaar voor Copilot? Dan moet je ECM op orde zijn
Copilot werkt op basis van wat het ‘ziet’. Als je content rommelig, verspreid of slecht geclassificeerd is, krijg je onbetrouwbare resultaten.
Of je nu worstelt met zoekbaarheid, versiebeheer of governance: een goede ECM-aanpak is de sleutel tot succes. Zeker als je met Copilot werkt of straks wil starten. Msquad helpt je van beleid tot inrichting, met slimme structuren die wél werken.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is Enterprise Content Management (ECM)?
ECM is het proces van informatie structureren, beveiligen en beheren binnen een organisatie, van documenten tot metadata en rechtenbeheer.
Waarom is ECM belangrijk voor Copilot?
Copilot gebruikt context om resultaten te genereren. Zonder goede metadata, governance en security is output onbetrouwbaar of onvolledig.
Wat zijn veelgemaakte fouten in ECM?
Te veel contenttypes, onbruikbare metadata, te complexe structuren of helemaal geen governance leiden vaak tot chaos.
Hoe begin ik met ECM in Microsoft 365?
Kies een pilot, stel duidelijke richtlijnen op, gebruik standaardlabels, en train je gebruikers stap voor stap.
Welke tools helpen bij ECM binnen Microsoft 365?
Gebruik onder andere SharePoint, Microsoft Purview, Sensitivity Labels, Retention Policies, Teams Governance en Defender for Cloud Apps.
