Klantinformatie is binnen veel organisaties volop aanwezig. Alleen staat die informatie vaak verspreid over verschillende systemen en bij verschillende collega’s.
Een e-mailwisseling in Outlook, een Excel-bestand met leads, notities van een accountmanager, offertes in een aparte map en klantgegevens in het ERP-systeem. Op zichzelf werkt dat misschien prima. Maar zodra je snel wilt weten wat er precies speel bij een klant, wordt het lastiger.
Wie heeft als laatste contact gehad? Welke afspraken zijn gemaakt? Staat er nog een offerte open? En wanneer moeten we opnieuw contact opnemen?
Met een goed ingericht CRM-systeem breng je die informatie samen en creëer je één duidelijk klantbeeld.
Bij CRM wordt nog regelmatig gedacht aan een systeem waarin vooral namen, telefoonnummers en e-mailadressen worden bijgehouden. In de praktijk kan CRM veel meer voor je organisatie betekenen.
In een CRM-systeem leg je niet alleen vast wie je klanten en prospects zijn, maar ook wat er rondom die relaties gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan:
Daardoor is belangrijke klantinformatie niet langer afhankelijk van één medewerker of één mailbox.
Het doel is dan ook niet om medewerkers meer administratie te geven. Juist het tegenovergestelde: CRM helpt je om beter samen te werken rondom de klant en minder tijd kwijt te zijn aan zoeken en handmatig bijhouden.
Werkt jouw organisatie al met Outlook, Teams, Excel of andere Microsoft 365-oplossingen? Dan kan Microsoft Dynamics 365 een logische basis zijn voor CRM.
Dynamics 365 sluit aan op de Microsoft-omgeving waarin veel medewerkers dagelijks al werken. Daardoor kunnen we verschillende onderdelen van het commerciële proces met elkaar verbinden.
Zo kun je bijvoorbeeld e-mails vanuit Outlook koppelen aan een klant, samenwerken vanuit Teams en processen automatiseren met Power Automate. Met Power BI kunnen we vervolgens dashboards en rapportages maken op basis van de informatie uit CRM.
Ook AI speelt hierin een steeds grotere rol. Denk aan het samenvatten van klantinformatie, ondersteuning bij het voorbereiden van gesprekken of het sneller inzichtelijk maken van openstaande acties.
Welke mogelijkheden relevant zijn, verschilt natuurlijk per organisatie. Daarom kijken we bij Msquad vooral naar wat jouw medewerkers in de praktijk nodig hebben.
Een CRM-systeem wordt vooral waardevol wanneer het aansluit op het commerciële proces.
Stel: via de website komt een nieuwe aanvraag binnen. In plaats van dat deze alleen in een algemene mailbox terechtkomt, kan automatisch een lead in CRM worden aangemaakt.
Een medewerker volgt de aanvraag op en legt de relevante informatie vast. Wordt de aanvraag concreter? Dan ontstaat er een verkoopkans waarin bijvoorbeeld de verwachte omzet, contactpersonen, activiteiten en vervolgstappen worden bijgehouden.
Vanuit die verkoopkans kan vervolgens een offerte worden gemaakt. E-mails, afspraken en telefoongesprekken blijven gekoppeld aan dezelfde klant.
Hierdoor ontstaat één doorlopend proces:
Aanvraag → lead → verkoopkans → offerte → klant → verdere opvolging
Iedereen die met de klant werkt, kan zien waar het proces staat en wat de volgende stap is.
Verkopers willen vooral bezig zijn met klanten en nieuwe kansen. Toch gaat in de praktijk veel tijd verloren aan administratieve werkzaamheden.
Waar stond die laatste offerte ook alweer? Heeft een collega deze klant vorige week nog gesproken? Wanneer moesten we opnieuw bellen? En is die afspraak ergens vastgelegd?
Met CRM kunnen we veel van deze handelingen eenvoudiger maken of automatiseren.
Denk bijvoorbeeld aan:
CRM wordt daarmee geen extra systeem dat medewerkers moeten bijhouden, maar juist een hulpmiddel om het dagelijkse werk overzichtelijker te maken.
Een belangrijk uitgangspunt bij Msquad is dat CRM niet op zichzelf hoeft te staan.
Misschien staat financiële klantinformatie al in een ERP-systeem. Komen nieuwe aanvragen via de website binnen. Werkt de klantenservice vanuit een aparte omgeving. Of wil je informatie uit projecten beschikbaar maken voor accountmanagers.
In dat geval kunnen we Dynamics 365 koppelen met bijvoorbeeld:
Hierdoor hoeft informatie niet steeds handmatig van het ene systeem naar het andere te worden overgenomen.
Het CRM kan zo de centrale plek worden voor commerciële klantinformatie, terwijl andere systemen blijven doen waar ze goed in zijn.
Niet iedere organisatie heeft direct een uitgebreid CRM-platform nodig. Maar er zijn wel een aantal situaties waarin CRM veel kan opleveren.
Herken je bijvoorbeeld één of meerdere van de onderstaande punten?
Dan is het waarschijnlijk interessant om te onderzoeken hoe CRM jouw organisatie kan ondersteunen.
Een CRM-implementatie begint wat ons betreft niet met het installeren van software.
We kijken eerst naar jullie organisatie en commerciële proces. Hoe komt een nieuwe aanvraag binnen? Welke informatie hebben medewerkers nodig? Waar gaat opvolging nu verloren? Welke werkzaamheden kosten onnodig veel tijd? En welke informatie staat al in andere systemen?
Op basis daarvan bepalen we welke onderdelen van Dynamics 365 daadwerkelijk waarde toevoegen.
Vervolgens richten we CRM zo in dat het aansluit op jullie organisatie en jullie manier van werken – en niet andersom.
Zo ontstaat een omgeving waarmee medewerkers sneller de juiste informatie vinden, verkoopkansen beter kunnen opvolgen en je als organisatie meer grip krijgt op het volledige klantproces.
Benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 CRM voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Msquad. We kijken graag samen naar de mogelijkheden.
