Tijdens de European Collaboration Summit 2025 ging Robert Muslow dieper in op de vraag: hoe kies je in Microsoft Teams de juiste communicatiemethode?
Veel organisaties gebruiken communicatie in Teams niet zoals bedoeld. Er worden te veel nieuwe teams aangemaakt, kanalen blijven leeg en berichten lopen vaak door elkaar heen.
In deze blog lees je hoe je weloverwogen keuzes maakt tussen chats, kanalen en teams, en hoe je externe samenwerking veilig en efficiënt inricht.
De praktijk: veel Teams, weinig structuur
De cijfers liegen er niet om:
86% van alle Teams wereldwijd gebruikt enkel het algemene kanaal.
Veel Teams bevatten een complexe mappenstructuur, waarvan ruim 75% leeg is.
In sommige gevallen is een Team slechts een gedeeld Excel-bestand om kantoorartikelen te bestellen.
Deze inzichten maken duidelijk dat Microsoft Teams vaak níet wordt gebruikt waarvoor het bedoeld is: gestructureerde, effectieve samenwerking.
Wanneer kies je welke vorm van communicatie in Teams: chat, kanaal of Team?
Een veelvoorkomend probleem is dat mensen niet goed weten wanneer ze een chat, kanaal of Team moeten gebruiken. Muslow presenteerde hiervoor een praktische beslisboom. Samengevat komt het hierop neer:
1. Start met de intentie
Gaat het om snelle communicatie of diepgaande samenwerking?
- Voor snelle, tijdelijke communicatie: gebruik een privéchats of groepschat.
- Voor langdurige samenwerking: kies voor een Team met kanalen.
2. Kijk naar het aantal betrokken personen
Eén-op-één? Dan is een chat voldoende. Wordt het een grotere groep? Dan is het slimmer om de samenwerking te structureren in een Team.
3. Bestaat er al een Team of kanaal over het onderwerp?
Zo ja: gebruik het bestaande. Zo nee: maak een nieuwe aan.
4. Bepaal de aard van de informatie
- Is het voor iedereen binnen het Team relevant? > Standaard kanaal
- Is de informatie gevoelig of beperkt tot een selecte groep? > Privé kanaal
- Moet je samenwerken met externe partners? > Gedeeld kanaal
Teams als digitale kantooromgeving
Mulsow vergelijkt een Teams-structuur met een kantoorgebouw:
De tenant is het gebouw zelf.
Teams zijn de verdiepingen.
Kanalen zijn de kamers.
Gedeelde kanalen zijn ruimtes met toegangskaarten voor externen.
Deze manier van denken helpt je om structuur aan te brengen in een vaak chaotische Teams-omgeving. Elk kanaal heeft een specifieke functie en doelgroep, net als in een fysiek kantoor.
Veilig samenwerken met externen
Wil je effectief samenwerken met mensen buiten je organisatie, dan biedt Microsoft Teams krachtige mogelijkheden. Voor communicatie in Teams met externe partijen kun je gebruikmaken van gedeelde kanalen, die via Azure B2B Direct Connect veilig en gecontroleerd toegankelijk zijn. Je behoudt controle over wie toegang krijgt, welke apps beschikbaar zijn en welke data beveiligd blijft met bijvoorbeeld Sensitivity Labels.
Het is belangrijk om te beseffen dat deze vorm van communicatie in Teams extra aandacht vraagt qua governance, maar het biedt tegelijk de flexibiliteit om met externe gebruikers samen te werken zonder je hele teamstructuur open te stellen.
Best practices
- Denk eerst na: communicatie of samenwerking?
- Houd het aantal Teams beperkt. Hergebruik wat al bestaat.
- Kies het juiste kanaaltype: standaard, privé of gedeeld.
- Gebruik duidelijke namen, beschrijvingen en richtlijnen.
- Stel externe toegang zorgvuldig in via Azure AD.
Conclusie
Wil je jouw Teams-omgeving professioneler, veiliger en overzichtelijker maken? Of heb je hulp nodig bij het instellen van gedeelde kanalen en externe toegang? Ons team helpt organisaties dagelijks bij het slim inzetten van Microsoft 365 en Teams.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wanneer gebruik ik een standaard kanaal in Teams?
Een standaard kanaal gebruik je wanneer de informatie relevant is voor alle leden van het team. Dit kanaal is zichtbaar voor iedereen in het team en geschikt voor algemene samenwerking.
Wat is het voordeel van een privé kanaal?
Een privé kanaal biedt een besloten ruimte binnen een team voor gevoelige of afgebakende onderwerpen. Alleen geselecteerde leden hebben toegang.
Wat is het verschil tussen een gedeeld kanaal en een gasttoegang?
Bij gedeelde kanalen voeg je gebruikers toe zonder dat ze lid hoeven te zijn van het volledige team. Gasttoegang geeft toegang tot het hele team, inclusief alle standaardkanalen.
Wanneer gebruik ik een groepschat in plaats van een kanaal?
Groepschats zijn ideaal voor snelle, tijdelijke communicatie met een beperkte groep. Voor structurele samenwerking kies je beter voor een kanaal binnen een team.
Hoe zorg ik dat externe samenwerking veilig verloopt?
Gebruik Azure B2B Direct Connect om externe gebruikers gecontroleerd toegang te geven. Combineer dit met Sensitivity Labels en Data Loss Prevention voor optimale beveiliging.
