Voor de beste zuivel van Nederland moet je naar het Twentse dorpje Twekkelo, naar de boerderij van de familie Renkema. Al generaties lang werken ze met trots aan, naar hun zeggen: ‘onmeunig lekkere producten’. En wij kunnen je verklappen, de producten zijn écht lekker!
De Zuivelhoeve verstuurde wekelijks inkoopfacturen en orderbevestigingen handmatig naar de juiste winkels. Dat betekende veel losse handelingen, beperkte schaalbaarheid en onnodig tijdverlies op de financiële afdeling.
Met Power Automate hebben we twee slimme stromen ingericht, gekoppeld aan SharePoint en Outlook. Daarmee is het volledige proces van voorbereiden, verwerken en versturen geautomatiseerd.
Het resultaat is een financiële afdeling die minder handmatig werk hoeft te doen, sneller kan werken en minder foutgevoelig is in het versturen van facturen en documenten.
De producten van de Zuivelhoeve liggen in bijna iedere supermarkt en daarnaast zijn er 85 winkels waar klanten hun specialiteiten kunnen kopen. Voor al die winkels verzorgt de organisatie wekelijks inkoopfacturen en orderbevestigingen.
Juist daar zat een duidelijk verbeterpunt. Het versturen van al deze documenten gebeurde handmatig, terwijl het volume hoog lag. Dat kostte veel tijd en maakte de financiële verwerking onnodig arbeidsintensief.
Door de inzet van Power Automate hebben we het proces volledig geautomatiseerd. Daarbij zijn twee stromen ingericht die samen zorgen voor een logische, terugkerende en betrouwbare werkwijze.
De eerste stroom maakt iedere week automatisch een mapje aan in SharePoint voor de volgende week. De tweede stroom zorgt ervoor dat de inkoopfactuur van de desbetreffende week automatisch naar de juiste winkel wordt verstuurd.
Daarnaast is ook Outlook geïntegreerd, zodat mails vanuit het gewenste e-mailadres kunnen worden verzonden naar alle winkels.
Maakt iedere week automatisch een mapje aan in SharePoint voor de volgende week.
Verstuurt iedere week de inkoopfactuur van de desbetreffende week naar de juiste winkel.
Zorgt ervoor dat de Power Automate-stroom e-mails vanuit het gewenste e-mailadres kan verzenden.
Ondersteunt de structuur en voorbereiding van het wekelijkse factuurproces.
Nadat de stromen volledig waren ingericht en getest, hebben we samen met De Zuivelhoeve drie filialen gekozen om mee te starten. Op die manier kon de oplossing eerst in de praktijk worden gevalideerd binnen een beperkte omgeving. Toen bleek dat alles goed functioneerde en de laatste puntjes op de i waren gezet, konden ook de andere filialen overstappen op deze oplossing. Daarmee is de automatisering stap voor stap zorgvuldig uitgerold binnen de organisatie.
Daarom kregen training, naslagwerk en praktische adoptie net zo veel aandacht als de techniek zelf.
Dankzij Power Automate hoeft de financiële afdeling de wekelijkse factuurstroom niet meer handmatig te verwerken. Waar eerst jaarlijks 4.420 facturen handmatig werden verstuurd, verloopt dit proces nu volledig geautomatiseerd.
Daarmee is niet alleen veel tijd bespaard, maar is ook de kans op fouten afgenomen. De oplossing laat zien hoe slimme automatisering direct impact kan maken op dagelijkse processen binnen finance.
Resultaatpunten
