Use case: Efficiënte goedkeuringsautomatisering voor onkosten met het Microsoft Power Platform
Het proces voor het goedkeuren van onkosten is tijdrovend en inefficiënt. Medewerkers moeten handmatig onkostenrapporten indienen en deze worden vervolgens door meerdere goedkeurders beoordeeld voordat ze definitief worden goedgekeurd of afgekeurd. Dit proces resulteert vaak in vertragingen en fouten, wat leidt tot ontevredenheid bij medewerkers en inefficiëntie in het financiële beheer van een organisatie. Door gebruik te maken van de krachtige functionaliteiten van Power Apps, Power Automate en Power BI, kan dit proces worden gestroomlijnd, kan de doorlooptijd worden verkort en de nauwkeurigheid van de onkostengoedkeuring worden verbeterd.
De oplossing
1. Ontwikkeling van een aangepaste Declaratie Power App
Wij kunnen een intuïtieve Declaratie Power App ontwikkelen waarmee medewerkers eenvoudig hun onkosten kunnen indienen. De app zal een gebruiksvriendelijke interface hebben waarin medewerkers hun onkostengegevens kunnen invoeren, bonnen kunnen uploaden en andere relevante informatie kunnen toevoegen.
2. Automatische validatie en verwerking
Zodra een medewerker een onkostenrapport indient via de Power App, zal Power Automate geautomatiseerde validaties uitvoeren op basis van vooraf gedefinieerde regels en beleidslijnen. Dit omvat het controleren van de juistheid van de ingediende gegevens, het valideren van de bonnen en het verifiëren van het toegestane bedrag volgens het onkostenbeleid van jouw organisatie.
3. Dynamische goedkeuringsworkflow
Nadat de onkosten zijn gevalideerd, zal Power Automate de goedkeuringsworkflow activeren op basis van de geselecteerde goedkeuringshiërarchie binnen jouw organisatie. De goedkeurders ontvangen meldingen op hun apparaten en kunnen de onkostenrapporten beoordelen, goedkeuren of afwijzen met behulp van de Declaratie Power App of via e-mail.
4. Geautomatiseerde communicatie en meldingen
Het Power Platform zal automatische communicatie en meldingen verzorgen tijdens het goedkeuringsproces. Medewerkers ontvangen updates over de status van hun onkostenrapporten, terwijl goedkeurders op de hoogte worden gehouden van nieuwe goedkeuringstaken en herinneringen ontvangen voor openstaande taken.
5. Gegevensanalyse en rapportage
Met behulp van Power BI kunnen gegevens worden verzameld en geanalyseerd om inzicht te bieden in de onkostenpatronen, uitgaven van medewerkers en goedkeuringstijden. Dit stelt jouw organisatie in staat om trends te identificeren, kostenbesparingen te realiseren en het goedkeuringsproces voortdurend te verbeteren.
De voordelen op een rijtje
- Vereenvoudigd onkostenindieningsproces voor medewerkers;
- Snellere doorlooptijd voor onkostengoedkeuring;
- Verhoogde nauwkeurigheid en naleving van het onkostenbeleid;
- Verbeterde communicatie en transparantie tussen medewerkers en goedkeurders;
- Betere gegevensanalyse en rapportage voor zakelijke inzichten en besluitvorming.
Met het automatiseren van de goedkeuring van onkosten met het Microsoft Power Platform kunnen we de efficiëntie en nauwkeurigheid van ons onkostenbeheerproces aanzienlijk verbeteren, wat leidt tot tevreden medewerkers en beter financieel beheer van jouw bedrijf. Door deze slimme oplossing breng je jouw business naar een next-level!
