Vandaag de dag is efficiënt taakbeheer essentieel. Bij Msquad begrijpen we dit en implementeren we geavanceerde oplossingen zoals Microsoft Dynamics 365 en Power BI om onze klanten te helpen. Onlangs hebben we deelgenomen aan de CollabSummit in Wiesbaden, waar we waardevolle inzichten hebben opgedaan over het gebruik van Microsoft-tools voor taakbeheer.
Maak een wekelijkse planning en beoordeel deze
Neem de tijd om de komende week te beoordelen en schrijf een plan voor elke dag. Stel duidelijke doelen, maar zorg ervoor dat je realistisch blijft over wat je kunt bereiken en/of afronden.
Reflecteer aan het einde van elke dag de taken die je hebt voltooid. Bekijk de planning voor morgen en pas aan waar nodig. Dit zal je helpen bij het stellen van prioriteiten en het flexibel blijven.
Tools voor taakbeheer
Planner in Teams
Met de nieuwe interface kun je al je taken op één plek beheren. De uitrol begon in mei, na een publieke preview in maart.
Vergaderingsnotities in Teams
Bereid alle deelnemers voor met een duidelijke agenda en laat Copilot je assisteren.
Microsoft Loop & Copilot in Planner
Deze tools bieden geavanceerde functies zoals SMART doelstellingen en taakcreatie, ondersteund door GPT-4 Turbo, zonder extra licentiekosten.
Outlook & Office integratie
Gebruik Outlook en Office-apps zoals Word en Excel om taken te creëren en toe te wijzen. Met OneNote kun je taken markeren die direct in Planner verschijnen.
Taakbeheer automatisering met Power Platform
Power Automate, een integraal onderdeel van het Microsoft Power Platform, is een krachtige tool die helpt bij het automatiseren van taken en processen. Het stelt gebruikers in staat om taken op borden automatisch aan te maken, notificaties te sturen, goedkeuringsprocessen te beheren en nog veel meer.
Bijvoorbeeld, met Power Automate kun je een stroom maken die automatisch een taak in Planner aanmaakt wanneer er een nieuwe e-mail in uw Outlook-inbox komt. Dit kan enorm nuttig zijn voor het beheren van taken die voortkomen uit e-mailverzoeken.
Daarnaast kan Power Automate ook worden gebruikt om automatisch notificaties te sturen. Stel dat een taak niet is voltooid tegen de tijd dat deze moet worden uitgevoerd, dan kan Power Automate automatisch een notificatie sturen naar de betreffende collega. Dit zorgt ervoor dat geen enkele taak over het hoofd wordt gezien en vermindert de noodzaak voor handmatige controle.
Bovendien kan Power Automate ook worden ingezet voor het beheren van goedkeuringsprocessen. Je kunt bijvoorbeeld een stroom maken die een goedkeuringsmail stuurt wanneer een document in SharePoint wordt geüpload. De goedkeurder kan dan direct vanuit de e-mail het document goedkeuren of afwijzen, waardoor het proces efficiënter wordt.
De mogelijkheid om taken aan te maken tref je over alle Microsoft applicaties.
Middels Microsoft Planner heb je toegang tot een overzichtelijke weergave van alle (geplande) taken.
Gebruik alle Microsoft oplossingen in jouw voordeel
Door deze strategieën en tools te gebruiken, kunt je je eigen of jouw organisatie’s taakbeheer naar een hoger niveau tillen. Wil je graag meer informatie of ben je benieuwd naar de mogelijkheden?
